個人宛
Dear Mr. Cruise： Dear +敬称 + Family name
X Dear Mr. Tom
親しい間柄の個人宛
Dear Tom: 敬称なし Dear +First name
女性なら敬称は 相手が未婚か既婚かわからない場合はMs.を使う。
伝統的なものは未婚 Miss 既婚Mrs. →使用は減っている。
相手の性別が不明な場合
Dear Tom Cruise： のようにフルネームを使う。
Salutation（敬辞）
個人名が分からない場合
Dear Personnel Manager： Dear Customer Service Representative: のように職名を用いる。
あるいは
Dear Sir or Madam:
４月３０日の授業
Attention Line
宛先指定 （attention line）はどんな場合に使うか
◆【略語】ATTN ; Attn
a. 特定の人、または、特定の部署に手紙を読んでもらいたい場合
b. 所属部署はわかっているが、相手の名前がわからない場合
c. 相手の苗字（ラストネーム）しかわからない場合
宛先指定 （attention line） は下線を引き、 宛先 （inside address） の後に置く。
例）
American Trading Company, Inc.
2121 Nippon Street
Chicago, Illinois 60688
Attention: Mr. Bruce Bush, Product Manager
b.所属がわかるが名前がわからない場合
Attention: Product Manager, Marketing Department
c.名前がわからない場合
Attention: Mr. Bush*
４．Body （本文）*
基本的に全体が１ページに納まるようにし、パラグラフ数は３から４つくらいが適当。*最初のパラグラフ：日本式の挨拶は不要で、手紙の主旨を簡潔に述べる。日本のビジネスレターでは「晩夏の頃、貴社にはますますご清栄のこととお慶び申しあげます」「平素は格別のご用命を賜り、厚く御礼申し上げます」などとはじまる。しかし、英文レターでは不要
最後のパラグラフ：「略儀ながら書中をもちまして・・・」などの記述は不要。手紙の目的によって違うが、"Thank you in advance for considering our request" などという感謝の文か、We look forward to hearing from you soon" という、「お返事お待ちしております」という文で締めくくる場合が多い。 **
5. Complimentary Close 結辞*
日本語の手紙の「敬具」にあたる。
アメリカ
ビジネスレターのほとんどではSincerely, が用いられ、もっとも一般的である。
親しい相手の場合
Best regards, Best wishes, Regards,
All the best, Warm regards,
With kindest regards,
親しい相手なのにformalにするとよそよそしい感じや気取った印象を与える。
6. Company name 会社名*
すべての場合にあるわけではない。
ビジネス英語検定ではこれがこの位置にくる。
7．Signature 署名*
Complimentary closeの後あるいはCompany nameがあるときはその後に、3行空けて、筆者の氏名を通常自筆で署名する。
８．Writer’s name and title * 筆者の氏名と肩書き*
Signatureの下に名前、および肩書き（Title）をタイプする。
①Summer Child Trading, Co., Ltd
123 Broadway
New York, NY 10020
U.S.A.
Phone (212)123-4567 FAX: (212)123-4568
FAX
② Date: April 24, 2012
③ To: Ms. Natsuko SATO, Marketing Manager
④ From: Anne Shirley
⑤ Re: Map (Subject: )
⑦ Number of pages including this one: ____１
⑧ Thank you very much for you interest in our company. I am faxing a map of
our company location. I am also sending you’re a more detailed map by regular mail.
ポイント
１） 面会を希望するときは、突然の訪問はNG！
必ず事前に相手の了解を得る。
２） 相手との関係、面会の目的、日程その他の状況を考慮して、手紙、FAX、電子メール、電話な
どから適切な通信手段を選択する。
３） お互いに十分な時間的余裕をもって対応できるように早めに連絡を取る。最低でも1週間の余裕をもつ。
４） 電話で面会の約束をしたときは、誤解を防ぐために、後で手紙か電子メールで約束の内容を
確認する。
面識のない相手の場合
自分の名前と所属を述べた後は、あいさつ抜きで、どういう経緯で相手の連絡先を入手し、どんな目的で連絡をしたか説明する。
すでにやりとりのある相手の場合
簡単なあいさつや相手の安否を尋ねる表現で始める。
１． お元気のことと存じます
（I）Hope all is well.
万事順調のことと存じます。
（I）Hope you are well.
お元気のことと存じます。
Iをつけたら正式な文になるのでこれを使うのが
正式だが、省略する人が多い。
It was nice talking to(with) you the other day.
先日はお話しできてよかったです。
It was nice talking to(with) you last night.
昨晩はお話できてよかったです。
２． 一度お会いしたほうがよさそうです
忙しい相手の時間を無駄にするのは避けなくてはならない。会いたい場合なぜ電話やメールではだめなのか、目的を簡単に丁寧に説明する。
We need to get together（会う、集まる） before the presentation.
I would like to（＝want to） meet with you after this project is over. I would like to=I’d like to（会話ではこの省略形を使う）
We will be busy with another project next week, so (従って、だから)I would like to have a meeting with you this week.
3. そちらの御都合のよい時にお会いしましょう。
Let’s set up a meeting at your convenience.
あなたの都合のよいときに会議（打ち合わせ）を計画しましょう。
Could you please schedule the meeting at your convenience? 丁寧に依頼する表現
Could you please…?
Would you like to tell us what date and time is most suitable / convenient for you?
あなたの都合がよい日時を教えていただけないでしょうか。下線部：丁寧な言い方
―していただけませんか
I would like to set up a time and place that’s
suitable for both of us.
お互いにとって都合がよい時間と場所を設定させていただきたく存じます。
4. ―<日時>はいかがでしょうか？
場合によってはこちらの都合がつく時間を先に
提案して、相手と調整するようにする。
How about tomorrow? How about-? 〜はどうですか？
５月２８日の授業
当日PCなしでやりましたので、再現が１００％でないことをお詫びします。
プリント「面会の申し入れ」（電話編）と、面会の申し入れ 練習問題を配布しましたので
取りに来てください。
4. ―<日時>はいかがでしょうか？
場合によってはこちらの都合がつく時間を先に
提案して、相手と調整するようにする。
How about tomorrow? How about-? 〜はどうですか？
Why don’t we meet （up） some time next week?
＝Let’s meet…..
（理解するために比較してみましょう！）
１）Why do you study English? 英語をどうして勉強するの？
２）Why don’t you study English? 英語をどうして勉強しないの？
２）のようにWhy don’t you---?には「なぜーしないのですか？」と何かをしないことに対する非難めいた意味合いがある。しかし、Why don’t you---?には「―したらいかがですか？」と相手に勧める意味で使うことが多い。
I’m OK with either tomorrow or this （今週の）Friday after lunch. either A or B AかBのどちらか （TOEICのリスニングではeitherの発音が３種類あるので注意が必要です）
5.―<場所>でお会いできればと思います。
May I visit your office on the morning of June 23?
朝に、午前中に in the morningであるが、日付がつくとin がonになる。
As we have most of the data and materials in our office, it would be great to have a meeting
here. ＝our office,
It would be great to have a meeting at a coffee
shop in Hotel Metropolitan Sendai.
It would be great to… −していただければたいへんありがたいという控えめかつ丁寧な表現
6. 御都合をお知らせください。
Let me know as soon as you can, so we can set up the schedule.
as soon as できるだけ早く
Let me know by tomorrow/(日付), so we can set up a meeting.
by ―までに
I. 電話をとりついでもらう
（相手の名前がわかっている場合）
（１）
A. Good morning, ABC Limited.
おはようございます。ABC社でございます。
（２）
B: Good morning. This is Tanaka from XYZ Corporation calling for Mr. Damon.
おはようございます。XYZ社の田中と申しますがDamonさんお願いします。
＊ 電話ではI am Tanaka.とは言わない。
I am….というのは訪問先の受付や、プレゼンでの自己紹介時。
＊―をお願いします。 の別の表現
This is Sato from XYZ Corporation. May I speak to Mr. Damon？
（３）
A. One moment, please. I’ll put you through to Mr. Damon.
少々お待ちください。Damonにおつなぎします。
＊throughのつづりに注意！though （接続詞―だけれども）と似ているので注意が必要。
Ⅱ。相手が電話で会話する都合をたずねる
電話に出たからと言って、相手がいつも話せるとは限らない。とりあえず出るばあいもあるので、用件をすぐに切り出さずに、相手が今電話で話せる状態かどうかを確認する必要がある。
（４）
A. Sato here （はい、佐藤です）
（５）
B. Ms. Sato, this is Brad Pitt from ABC Company. Is this a good time for you to talk?
（佐藤さん、こちらはABC社のBrad Pittです。今お電話よろしいですか）
（６）
A. Actually, I’ve got to run. Can I call you back in an hour from now?
（申し訳ありません、急ぎの用があります。１時間後にお電話してもよろしいですか？）
（７）
B. Of course, I’ll talk to you later. （勿論です、後ほど話しましょう）
＊ 電話のかけ方の基本はここまで！ また使いますのでいつも持ってきておいてください。
面会の申し入れ（電話編）
（１）
I was wondering if you could schedule a meeting with me next week. I’d like to discuss the quotation for X. Can you manage next week? I’ll come to your office.
来週お目にかかれればと思うのですが。Xのお見積もりの県でお話出来ればと思っています。
＊I was wondering if…丁寧かつ控えめにするために過去進行形を使っている。
I was wondering if you could….
―していただけたらたいへんありがたく存じます。
この表現ではーすることを相手に押し付けてはおらず、相手が断ってくる、応じないことも念頭において控えめにお願いをしている。
＊I’d like to I want to と同じであるが丁寧
I want to―は「―したい」で、友人や家族など親しい間柄の人の間で使う。
（２）
How about Tuesday afternoon or Wednesday afternoon?
=What about Tuesday afternoon or Wednesday afternoon?
火曜日か木曜日の午後はいかがですか？
（３）
I’m afraid I can’t manage Tuesday. Wednesday would suit me better.
あいにく火曜日は都合がつきません。水曜日のほうがいいのですが。
＊Manageは「なんとかーーする」という表現、――の内容は文脈で類推する。たとえば、重い荷物を持ちあげようとしている人に対して “Can you mange?”と声をかけることがある。それは
「なんとか持てますか？」という意味である。
（４）
That would be fine. See you next Tuesday, and thank you, Mr. Sato.
＊ Wouldを使うことによって仮定になる。そうなればすごくありがたいという意味。
（５）
Let’s fix a date. 日にちを決めましょう。
（６）
What time suits you best? 何時がご都合よろしいですか？
（７）
Three o’clock would be fine. ３時にしていただければありがたいです。
（４）と同様、wouldを使うことによってーしていただければありがたいという意味になる。
（８）
Could you please propose a date that is convenient for you?
ご都合のよい日を提示していただけますか？
＊Please propose a date that is convenient for you?との違いは？
Pleaseを使った文は丁寧ではあるがあくまでも命令文。Could you
ーーで始まる文のほうが、断られたり、逆に提案される可能性を持ちつつ
発言しているので相手のことを思いやった表現。
面会の申し入れ 練習問題の解答
1. お元気のことと存じます。
Hope you are well.
２．先日はお話しできてよかったです。
It was nice talking to you the other day.
３．長町南駅近くの喫茶店でお会いできればと存じます。
It would be great to have a meeting at a coffee shop near Nagamachiminami Station.
４．お互いに都合のいい時間と場所を決められればと存じます。
I would like to set up time and place that’s suitable for both of us.
=It would be great to set up time and place that’s suitable for both of us.
５．明後日（あさって）か金曜日の終業後は都合がいいです。
I’m OK with either the day after tomorrow or this Friday after work.
either A or B― A かBのどちらか
６．このセミナーが終了したらお目にかかりたく存じます。 I would like (It would be great )to meet with you after this seminar is over.
(will be over ではなくてis overなことに注意。
After(時を表す言葉)で始まる節（SV）では未来のことでも現在形で表す。
１． 〜日付けの貴殿の---へのご訪問に関する手紙（Eメール、FAX）ありがとうございます
Thank you for your letter (E-mail / FAX) of May 29 concerning your visit to New York.
日付を入れることがビジネスレター（メール、FAXで必須。）
２． 返事が遅くなって申し訳ありません。
I’m sorry for （理由）not replying to you sooner.
Notの位置に注意！ Forは理由
I’m sorry for not---ing〜しないでごめんなさい。
＊返事がすぐにできない場合は簡単にその理由を述べる。
Actually, I’ve been out of town (for a week—期間) on a business trip
出張で（１週間）留守にしていました。
−期間についてはぼかしてもよい。
３． <日・時>は都合がよいです / 都合がよくありません。
＊OKも可能だがどちらかというと会話で使う。
Tuesday is good for(with) me.
Wednesday is fine with me.
Tomorrow isn’t good for(with) me.
Tomorrow is not convenient(suitable,
appropriate) for me.
Three o’clock is not good for(with) me.
I will be free tomorrow, so please drop by at your convenience.
明日は暇なので都合の良い時に立ち寄ってください。
You are welcome at anytime.
いつでもどうぞ。
I can meet with you anytime next week apart from Wednesday morning. apart from—を除いて
来週は水曜の午前中以外はいつでもお会いできます。
I’m available to talk with you until/ after 15:00
tomorrow.
明日は午後３時まで（以降）お話しできます。
＊ｂｙとuntillの違いに注意すること！
by June 11 （までにー締め切り）
until June 11（までー継続）
４． −を楽しみにしている
look forward to—ing または
look forward to 名詞
I look forward to meeting with you.
お会いするのを楽しみにしています。
面会の申し入れに対する対応 練習問題
1. Tailorー氏との面会を求める６月１日付のお手紙ありがとうございます。
Thank you for your letter of June 1 requesting meeting with Mr. Tailor(a visit to Mr. Tailor.)
2. 残念ながら（Unfortunatelyで始める）Tailor氏は出張で来週末まで出張で(on a business trip)Cairns におります。
Unfortunately, Mr. Tailor will stay in Cairns on a
business trip. Will stay を will beにしてもよい。
＃の意味。
英文の校正記号で ＃はスペースの意味。
＃＃ スペース２つ入れる。
,のあとは①スペースあける。単語と単語の間も
①スペース
Salutation Gentlmen: であって
Gentlemanではない。：の後に１スペースであって、前に１スペースではない。
“Water Purifier” Quotation markの向きに注意。
(F.O.B. Japan) . は省略符号なので、おとしてはいけない。F. O. B Japan
（最後のBの後に抜けている人が多い）
スペースが抜けている人が多い。
Very truly yours,
JAW INTERNATIONAL INC.
Souji Yoshinaga, General Manager
Export Division
上記のComplimentary close以下は頭をそろえる。
一番長い項目に合わせる。
Very truly yours,のコンマ忘れない
手書きのサインはペンで書く。できるだけ筆記体で。訂正は不可。必ず打ち直すこと。
面会の申し入れに対する対応練習問題
３．私のオフィスで７月３日火曜日１０時３０分にお目にかかります。(I will be pleased to meet..で始める)
事実だけを伝えると下記のようになる。
I will meet you in my office at 10:30 a.m. on July 3, Tuesday.
相手に対してよい知らせ（期待していた知らせ）をつ、伝えるときは I will be pleased to …..ではじめることが多い。１）最初を読んだだけで、よい知らせだとわかる ２）be pleasedは喜んでいるという意味
なので、喜んで（進んで）−するという感じを伝えることができる。
I will be pleased to meet you in my office at 10:30 a.m. on July 3, Tuesday.
自己紹介（補足）ー配付資料あり
自己紹介
手紙やメールで初めての相手には、知らない不審な相手から手紙やメールが来たと思われてしまう可能性があるので、いきなり本題に入らないで、なぜ相手を知ったかなどにも触れながら、自己紹介を行う。
メールの例
Subject: Joint venture possibility
Tuesday, May 15, 2012 10:50
From: natsuko@tohtech.co.ltd.
To: TomCruise@topgun.com
Dear Mr. Cruise:
I am Natsuko Sato from Tohtech, Co., Ltd
I was referred to you by Mr. Toshiya Abe of ABC Japan. He said many good things about you（お噂はかねがね。。。） and your competence in public relations.
I am writing this to inform you that our CEO（Chief Executive Officer—経営最高責任者） is interested in a joint venture with your company doing e-business. We would like to set up a meeting at your convenience. I look forward to hearing from you.
Sincerely,
Natsuko Sato
自己紹介に使われる例文の解説
① 私は<会社><所属部署>の〜と申します。
I’m (Name) from/of the (Department) at (Company name)
I’m Natsuko Sato from the Management and Communication Department at Totech Co., Ltd.
I’m Natsuko Sato, the CEO of Tohtech Co., Ltd.
② <会社・所属>の〜さんからご紹介いただきました。
知らないアドレスからのメールは読まずに削除してしまう人も多いので、共通の知人から紹介を受けた場合はその知人の名前を明記する。
I was referred to you by my boss, Mika Miyasone.
私の上司の宮曽根美香より紹介を受けました。
I was referred to you by Steve Jobs of Apple, Co., Ltd.
私はアップル社のSteve Jobs氏より貴殿（あなた）を紹介していただきました。
*refer to A Ａを参照する、Ａに問い合わせする。
*refer A to B AをＢに紹介する。
③ 私は<業務> 担当の〜と申します。
I’m Jun Watanabe, and I am responsible for writing up contracts.
私は契約を担当しております、渡部順と申します。
I’m Asuka Sato, and I am taking part in the Zoo project.―に参加している
私は動物園プロジェクトに参加している佐藤飛鳥です。
面接の申し入れ 課題
June 18, 2013 by17:00
Draft and Revision due
ホテルの予約
予約は電話ですることも多い。
***電話をかけるときの基本表現***
下記の表現はすべて覚えてください。
Operator: Good morning(Good afternoon),
ABC Works. (This is Natsuko Sato)→
自分の名前を続けていうこともある。
How may I help you? （ご用件はなんでしょうか？）
＊ お店で店員が言うのはMay I help you?
＊ その答えはNo, thank you. I’m just looking.
You: Good morning. This is (your
Full name) from Tohoku Institute of
Technology. May I speak to Prof. John
Benjamin?
Prof.= Professor教授
ジョンベンジャミン教授をお願いします。
Operator: Just a moment, please. One moment.
/ Hang on a second, please.少々お待ちください。
１）別の電話に出ている場合。
I’m sorry / I’m afraid he is on another line.
２）もう一度かけなおしてほしい場合
Could you call him back later?
後でもう一度かけなおしていただけませんか？
３）かけた人がかけなおすと申し出る場合
I will call him back later.
in ---後 in 30 minutes ３０分後
I will call him back in 30 minutes.（30分後に
かけなおす）
4）こちらからかけるよう申し出る場合
Could I have him call you back?
Haveはーさせるという意味の使役動詞
彼に電話かけさせましょうか？
ホテルの予約の典型的な会話
Receptionist: Thank you for calling the Hotel
Sendai International. This is Taro Yamada
speaking. What can I do for you today?
= How may I help you today?
Secretary: I’d like to book a room for my supervisor. book予約する
reserve
