個人宛
Dear Mr. Cruise： Dear +敬称 + Family name
X Dear Mr. Tom
親しい間柄の個人宛
Dear Tom: 敬称なし Dear +First name
女性なら敬称は 相手が未婚か既婚かわからない場合はMs.を使う。
伝統的なものは未婚 Miss 既婚Mrs. →使用は減っている。
相手の性別が不明な場合
Dear Tom Cruise： のようにフルネームを使う。
Salutation（敬辞）
個人名が分からない場合
Dear Personnel Manager： Dear Customer Service Representative: のように職名を用いる。
あるいは
Dear Sir or Madam:
４月３０日の授業
Attention Line
宛先指定 （attention line）はどんな場合に使うか
◆【略語】ATTN ; Attn
a. 特定の人、または、特定の部署に手紙を読んでもらいたい場合
b. 所属部署はわかっているが、相手の名前がわからない場合
c. 相手の苗字（ラストネーム）しかわからない場合
宛先指定 （attention line） は下線を引き、 宛先 （inside address） の後に置く。
例）
American Trading Company, Inc.
2121 Nippon Street
Chicago, Illinois 60688
Attention: Mr. Bruce Bush, Product Manager
b.所属がわかるが名前がわからない場合
Attention: Product Manager, Marketing Department
c.名前がわからない場合
Attention: Mr. Bush*
４．Body （本文）*
基本的に全体が１ページに納まるようにし、パラグラフ数は３から４つくらいが適当。*最初のパラグラフ：日本式の挨拶は不要で、手紙の主旨を簡潔に述べる。日本のビジネスレターでは「晩夏の頃、貴社にはますますご清栄のこととお慶び申しあげます」「平素は格別のご用命を賜り、厚く御礼申し上げます」などとはじまる。しかし、英文レターでは不要
最後のパラグラフ：「略儀ながら書中をもちまして・・・」などの記述は不要。手紙の目的によって違うが、"Thank you in advance for considering our request" などという感謝の文か、We look forward to hearing from you soon" という、「お返事お待ちしております」という文で締めくくる場合が多い。 **
5. Complimentary Close 結辞*
日本語の手紙の「敬具」にあたる。
アメリカ
ビジネスレターのほとんどではSincerely, が用いられ、もっとも一般的である。
親しい相手の場合
Best regards, Best wishes, Regards,
All the best, Warm regards,
With kindest regards,
親しい相手なのにformalにするとよそよそしい感じや気取った印象を与える。
6. Company name 会社名*
すべての場合にあるわけではない。
ビジネス英語検定ではこれがこの位置にくる。
7．Signature 署名*
Complimentary closeの後あるいはCompany nameがあるときはその後に、3行空けて、筆者の氏名を通常自筆で署名する。
８．Writer’s name and title * 筆者の氏名と肩書き*
Signatureの下に名前、および肩書き（Title）をタイプする。
①Summer Child Trading, Co., Ltd
123 Broadway
New York, NY 10020
U.S.A.
Phone (212)123-4567 FAX: (212)123-4568
FAX
② Date: April 24, 2012
③ To: Ms. Natsuko SATO, Marketing Manager
④ From: Anne Shirley
⑤ Re: Map (Subject: )
⑦ Number of pages including this one: ____１
⑧ Thank you very much for you interest in our company. I am faxing a map of
our company location. I am also sending you’re a more detailed map by regular mail.
ポイント
１） 面会を希望するときは、突然の訪問はNG！
必ず事前に相手の了解を得る。
２） 相手との関係、面会の目的、日程その他の状況を考慮して、手紙、FAX、電子メール、電話な
どから適切な通信手段を選択する。
３） お互いに十分な時間的余裕をもって対応できるように早めに連絡を取る。最低でも1週間の余裕をもつ。
４） 電話で面会の約束をしたときは、誤解を防ぐために、後で手紙か電子メールで約束の内容を
確認する。
面識のない相手の場合
自分の名前と所属を述べた後は、あいさつ抜きで、どういう経緯で相手の連絡先を入手し、どんな目的で連絡をしたか説明する。
すでにやりとりのある相手の場合
簡単なあいさつや相手の安否を尋ねる表現で始める。
１． お元気のことと存じます
（I）Hope all is well.
万事順調のことと存じます。
（I）Hope you are well.
お元気のことと存じます。
Iをつけたら正式な文になるのでこれを使うのが
正式だが、省略する人が多い。
It was nice talking to(with) you the other day.
先日はお話しできてよかったです。
It was nice talking to(with) you last night.
昨晩はお話できてよかったです。
２． 一度お会いしたほうがよさそうです
忙しい相手の時間を無駄にするのは避けなくてはならない。会いたい場合なぜ電話やメールではだめなのか、目的を簡単に丁寧に説明する。
We need to get together（会う、集まる） before the presentation.
I would like to（＝want to） meet with you after this project is over. I would like to=I’d like to（会話ではこの省略形を使う）
We will be busy with another project next week, so (従って、だから)I would like to have a meeting with you this week.
3. そちらの御都合のよい時にお会いしましょう。
Let’s set up a meeting at your convenience.
あなたの都合のよいときに会議（打ち合わせ）を計画しましょう。
Could you please schedule the meeting at your convenience? 丁寧に依頼する表現
Could you please…?
Would you like to tell us what date and time is most suitable / convenient for you?
あなたの都合がよい日時を教えていただけないでしょうか。下線部：丁寧な言い方
―していただけませんか
I would like to set up a time and place that’s
suitable for both of us.
お互いにとって都合がよい時間と場所を設定させていただきたく存じます。
4. ―<日時>はいかがでしょうか？
場合によってはこちらの都合がつく時間を先に
提案して、相手と調整するようにする。
How about tomorrow? How about-? 〜はどうですか？
５月２８日の授業
当日PCなしでやりましたので、再現が１００％でないことをお詫びします。
プリント「面会の申し入れ」（電話編）と、面会の申し入れ 練習問題を配布しましたので
取りに来てください。
4. ―<日時>はいかがでしょうか？
場合によってはこちらの都合がつく時間を先に
提案して、相手と調整するようにする。
How about tomorrow? How about-? 〜はどうですか？
Why don’t we meet （up） some time next week?
＝Let’s meet…..
（理解するために比較してみましょう！）
１）Why do you study English? 英語をどうして勉強するの？
２）Why don’t you study English? 英語をどうして勉強しないの？
２）のようにWhy don’t you---?には「なぜーしないのですか？」と何かをしないことに対する非難めいた意味合いがある。しかし、Why don’t you---?には「―したらいかがですか？」と相手に勧める意味で使うことが多い。
I’m OK with either tomorrow or this （今週の）Friday after lunch. either A or B AかBのどちらか （TOEICのリスニングではeitherの発音が３種類あるので注意が必要です）
5.―<場所>でお会いできればと思います。
May I visit your office on the morning of June 23?
朝に、午前中に in the morningであるが、日付がつくとin がonになる。
As we have most of the data and materials in our office, it would be great to have a meeting
here. ＝our office,
It would be great to have a meeting at a coffee
shop in Hotel Metropolitan Sendai.
It would be great to… −していただければたいへんありがたいという控えめかつ丁寧な表現
6. 御都合をお知らせください。
Let me know as soon as you can, so we can set up the schedule.
as soon as できるだけ早く
Let me know by tomorrow/(日付), so we can set up a meeting.
by ―までに
