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３８期連絡用 ■ ▼
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1 : 反省事項(6) / 2 : 2018/2/17（土）全体打合せ時議事メモ(1) / 3 : 前年反省文(1) / 4 : 前年反省文(1) / 5 : 前年反省文(1) / 6 : 前年反省文(1) / 7 : 前年反省文(1) / 8 : 前年反省文(1) / 9 : 前年反省文(1)
  (全部で9のスレッドがあります)

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▲1▼ 反省事項 (Res:6)All First100 Last50 SubjectList ReLoad ▲1▼
1 ：書記bot ：2018/06/10(日) 00:42:37
忘れないうちに記載

＜いまいちなところ＞
・名札フォルダの空が少なかったので、欠席者のものを外して流用したが、もうちょっと予備あってよかったかも
・直近の出席者（特にＳ５９の本部応援）の情報が受付担当に回って来なくて、手書きになった
・３９期（Ｓ６２）を個別グループにせず、③と④グループに分散配置したけど、実際は取りまとめいただいたので、集計が混乱した
・Ａ３印刷する対象グループが一部漏れてて、Ａ４対応せないかんかった
・名札を事前に分類（後述）したのは良かったが、分けて持ち帰ったので、直前差替が本番当日になってしまった→名簿担当が全部持ち帰ればよかった
・もう少し、交代して食べに行ければよかった→お金の勘定が落ち着かないと落ち着いて飲めないといったところはあるが。。


＜よかったところ＞
・Ａ３の出席者リストをグループ毎に印刷して、受付ブースに配布したのは良かった
→Ａ３化はホテル向かいのコンビニでＡ４から拡大カラーコピーしたが、まったく問題なし
→グループ毎に金額集計したが、会計担当のおかげで、金額が一発で合った
・古段ボールをプラスチックのコンテナに変更
・名札を事前に年代、性別毎に分類していたため、直前差替が簡単だった
・名札ソフトを全然楽じゃない「らくちんプリント」から「ラベル屋さん９」に変更した→用紙は互換ＯＫで全然問題なかった

2 ：書記bot ：2018/06/10(日) 00:55:03
受付追加

＜よかったところ＞
・コンテナの持ち込みは、ヤマトの期日指定便を家まで集荷するの使ったんだけど、コンビニに持ち込まなくていいのと、発送伝票書かなくていいので、結構便利だった


＜いまいちなところ＞
・受付ブースの前のグループ分けの垂れ幕をテキトーに固定してたら、ぺりぺり剥がれてきて、参加者の方に押さえてもらったりしてた。。
・前日の荷物受け取りに、黙って一人で行ったら、とっくに終わってて寂しく自分の荷物だけ預けて帰ったこと


3 ：会場担当しんいち ：2018/06/10(日) 19:19:11
<<会場担当>>
良かったところ
1.小型はさみは持っていたら役にたった

2.貼ってはがせる両面テープは「使うかも？」と思って持っていたら、名垂れ、案内板など貼るときに役立ってよかった。

3.ホテルが3Fの階段近くに準備してくれた水はみなさん利用されていて良かった。

4.お迎えは38期だけでなく37期、36期の先輩方もたくさんしていただき、とても心強かった。


反省点
1.ホテル入口から3F受付まで、階段利用を前提にしていたが、高齢の方が多いので、
エレベーター利用も選択肢に含めて検討したほうが良かった。
階段はすぐ近くの踊り場まで距離が短いが、右に向きを変えてから3Fフロアまで
（省略されました・・全てを読むにはここを押してください）


4 ：会場担当しんいち ：2018/06/10(日) 21:52:30
<<会場>> 追加

良かった点

5.懇親会のテーブル案内は、予想よりも一気に来場されたが、会場チーム総力を上げて対応し、
うまく乗り切れたと思う。


反省点

9.懇親会のテーブル案内板で椅子のある「来賓席」は、S36年以前の方々が含まれる
ようになったあと更新を忘れていた。「来賓席」となっていたので、席に案内した
ときに抵抗を持たれたか方がいらっしゃいました。
あと、直前に手書きで席割の名前の札が置かれていたのですが、名前の間違いが
あり、焦った。出席者リストを持っていたので照合して、名前間違いに気づいて
（省略されました・・全てを読むにはここを押してください）


5 ：会場 ：2018/06/12(火) 22:59:49
懇親会が始まるまでの時間配分が長かった。
乾杯前に既にビールを飲んでいた。
ホテルの給仕の調整か司会で調整が必要。


6 ：書記bot ：2018/06/16(土) 10:31:58
37期の眞有先輩からも連絡が来ていますので共有します。
ーーーーーーーーーーーー
昨日は大変お疲れ様でした。
とても良い総会懇親会でしたね。これまでの苦労が十分報われたのではないかと思います。
その他のメンバーも、とても細かなところまで気が利いており、自分の役割以上のことをしっかりと果たされていたと感じました。

これからも同期の皆さんと末永く繋がっていくことを願っています。
本当にお疲れ様でした。

眞有


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▲2▼ 2018/2/17（土）全体打合せ時議事メモ (Res:1)All First100 Last50 SubjectList ReLoad ▲2▼
1 ：書記bot ：2018/04/21(土) 10:54:13
2018/2/17（土）全体打合せ時議事メモ
時間）16:00～18:20
場所）ますこのお店

①会報を4/7ぐらいに発送。東京総会の出欠確認依頼も同封。（長野事務局長）
　⇒5/13（日）まで出欠回答。
　　⇒1週間後（5/19）に出欠者情報を38期にもらえる。

②10人十色の年代
　昭和21年卒
　昭和31年卒
　昭和41年卒
　昭和51年卒
　昭和61年卒
　平成 8年卒
　平成18年卒
　平成28年卒

③今年は、開校２６０年、東京錦陵会２６年。
　これに関係付けた企画を出しては？
　・開校２６０年⇒冊子（非売品）がある。みんなに紹介する。（長野事務局長）
　・東京錦陵会　⇒年表はある。（長野事務局長）
　・みやこ町歴史資料館 ← 小笠原文庫寄稿、ビデオ撮影等

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▲3▼ 前年反省文 (Res:1)All First100 Last50 SubjectList ReLoad ▲3▼
1 ：書記bot ：2018/04/21(土) 10:51:19
【総会冊子】
　①今回、一次原稿〆切日を最終原稿〆切日の10日くらい前に設定したが、意味がなかった。
　　印刷会社への最終原稿〆切日より2日くらい前を東京錦陵会内の原稿〆切日とし、集まった原稿の
　　レビュー後に印刷会社に出すようにするのがよい。
　　各頁のマスターファイルを誰が管理するか、事前に長野さん、半田さんとコンセンサスを得た方が
　　よいかも。
　　⇒　東京役員会で、総会冊子については事務局で一括して準備していくことで決着済

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▲4▼ 前年反省文 (Res:1)All First100 Last50 SubjectList ReLoad ▲4▼
1 ：書記bot ：2018/04/21(土) 10:51:01
【誘導】
　①駅での案内に立つ際、駅に事前許可をとる必要有り。
　　⇒　来年は３駅での案内となるため、確実に実施

　②来年度は会場が変わるので、ホテルまでの案内プラカードを要作成。
　　⇒　案内・誘導方法検討要（関西では立ち位置をしっかり決めて案内していた）

　④誘導リーダーにも、インカム要配備。
　　⇒　全体的にインカム増（少なくとも各リーダーには必要か？）

　⑤受付前にやっぱり人が溜まってしまったので、声掛け以外に会場に入りたくなる仕掛けや工夫が必要。
　　会場の前列に誘導したが、同期で集まって着席しており、コントロールができなかった。

　　（提案）前年実績から出席者の多い年代の学年担当者へ前列に座るよう事前連絡する。
　　来訪者を会場前方に誘導しようとしても、後方席に既に知人が座っていればそちらに向かう。
　　それを無理矢理阻止することはできない。後方席はポロシャツ隊（前期当番期や前々期当番期含む）用
　　の席として指定しておき、かつ数人があらかじめ着席していてはどうか。前方の席が少なくなってきたら、
　　ポロシャツ隊が徐々に後ろに詰めていくのがよいと思う。
　　⇒　良いアイデア募集します。

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▲5▼ 前年反省文 (Res:1)All First100 Last50 SubjectList ReLoad ▲5▼
1 ：書記bot ：2018/04/21(土) 10:50:16
【協賛】
　①協賛していただいている会社に、平日日中に電話連絡する必要があるので、それに対応が可能な方に
　　やっていただく必要あり。 日中仕事をされている方は難しいと思います。
　　自宅にファックス、パソコンがある方が適任。協賛広告をファックスで送・受信、また進捗状況の
　　管理をパソコンで行い担当者全員に情報共有する必要があるため。
　　現学年幹事の負担を減らすため、（TELなど変更で連絡がつかない時、前幹事に調べて頂ければ、
　　現幹事の負担が減ったと思う）協賛者の連絡先が変更になっている可能性もあるので、一軒につき
　　時間を要することもあると申し伝える。
　　⇒　引き継ぎを受けた時からは想定できないことがたくさんあったため、しっかり引き継ぎメモを
　　　　作成しましょう。

　②夜間に営業されているお店に挨拶に行く必要があるので、それに対応出来る方が適任。
　　経費で一部援助も必要有り。
　　⇒　スナック博多。２名で４回訪問。協賛者からは今年で最後にすると言われているが。。。
　　　　継続であれば経費援助はしてあげて欲しい。

　③幹部組織の把握をしていた方が良いと思う。
　　⇒　協賛名簿に記載（今年度総会誌にも記載あり）

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▲6▼ 前年反省文 (Res:1)All First100 Last50 SubjectList ReLoad ▲6▼
1 ：書記bot ：2018/04/21(土) 10:49:39
【懇親会】
　⑥懇親会でのテーブル分けは、中学毎の方が良かった（役員会で、学年幹事から同期意見として）
　　⇒　出身者が少ない中学では、中学別に分けられたストラップの色を探して交流を深めたとのこと。
　　　　（一昨年）
　　　　これが最適というのは無いので、当番期に自由に任せて良いと思う。


【イベント】
　①通しリハーサルの必要性
　　●ICTより、全体の流れを把握するために通しリハーサルすることで、各担当から意見が出て
　　　気付かされることがあったと思う。また、自分たちの仕事内容の振り返りもできたのでは？
　　　あと１回会議があればよかった。
　　●３６期司会進行のかたのアドバイスに、できれば会場にて、通しリハーサルをするとよいと
　　　あったが、叶わなかった。しかし、会場は違っても、どこかで本番を設定したリハーサルを
　　　すべきであったと思う。５/６の会議では全員参加で通しでやると思っていたのはイベント班
　　　のみであった。
　　　実際にイベント班だけで読み合わせしたのだが、やはり、受付ほか皆にシミュレーションに
　　　参加してもらいたかった。
　　　あと１回、会議がたりなかったように思うのは私だけだろうか。
　　　（貴重な本番前の全体会議をお茶会、飲み会にあてる時間がもったいないと思っている
　　　　イベントリーダーです。）
　　　⇒　通しリハーサルはやる予定でしたが、そこまで追い込みきれませんでした。
　　　　　もう少し早めに予定を組んでいればなんとかなったかも・・・来年への引継事項へ

　②インカムの利用について
　　検討時点ではイベント班で３台（司会：渡邊、ＩＣＴ：宮田、進行：中原寿）とし、
　　司会サポートは全体の雰囲気を把握して、音量、照明具合などチェックするように言われていたが、
　　実際は進行で手一杯。インカムを増やして正解であった（総責任者眞有さん、受付責任者佐野さん、
　　会場責任者のちゅうさん）。
　　インカムは前日、ホテル着でレンタルし、当日中にコンビニから返却した。次回の割引券あり。
　　⇒　38期にも推奨します。

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▲7▼ 前年反省文 (Res:1)All First100 Last50 SubjectList ReLoad ▲7▼
1 ：書記bot ：2018/04/21(土) 10:49:00
【会場】
　①宅配便の規格外であっても、佐川急便のラージサイズ便を利用すれば期日指定で受取／発送が可能である
　　ことを発見。

　②懇親会における当番期の役割の周知徹底が必要。当番期はもてなす役だという認識が全員にあったか？
　　（飲食さえしなければ、特に積極的にもてなす必要はないと思っていなかったか？）
　　⇒　（飲食しながらでも）しっかりおもてなしすることを忘れないように念押し。
　　　　東京役員会で、同期だけで集まっての飲食は止めるようご指摘あり。
　　　　東京のみならず、関西、本部でも同様なことが起きていました。
　　　　来年度、本部からのお礼参り参加者も含めて、要注意。

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▲8▼ 前年反省文 (Res:1)All First100 Last50 SubjectList ReLoad ▲8▼
1 ：書記bot ：2018/04/21(土) 10:47:51
【受付】
　①演会が始まった後に来られた方で、ホテル宴会場と同様のクロークに荷物を預けたいと言われて戸惑った。
　　おそらく貴重品等をお持ちで、宴会の中で紛失を心配されていたのだと思う。
　　クロークの利用を希望する方がいらっしゃいました。
　　⇒　これまでの反省にも上がっており事前相談したが、大変なことになるからやめた方が良いとの判断。
　　　　会場が変わるので、ホテル側で対応してもらうよう要請。
　　　　総会冊子のみ先に配布し、お土産（カップ等）は帰りに渡すようにすれば懇親会も楽では？

　③昨年、参加費の受領でトラブルになった方が、受付一番乗りでこられて、昨年支払った証拠がなくて
　　釈然としなかったので、今年は領収書とかの用意はないのと言われた。トラブル自体は聞いていたが、
　　用意はなかったので、求められた方には宛先無しでもよいので、出来合いの領収書を渡した方がよいか
　　全員に渡すか要検討。
　　⇒　領収書は準備済。担当内での周知要。

　⑤受付は、簡略化が成功したように思います。集金の方法だけでなく、マニュアルも同様に簡略化。
　　必要最低限で応援に入ってくださる方にも理解しやすい形になっていました。受付の簡略化により、
　　実質的に受付も会場内に入ることができました。
　　二次会の会費徴収はスムーズでした。
　　受付については、総会当日は大きな問題なく進めることができたと思います。

　　年会費のみ支払う方が数名いらっしゃいました。

　⑧総会当日朝まで名簿の更新があったとの事でしたが、準備の段階でも作業日に名簿が届かない、
　　変換されている等、山口君はとても苦労された様子でしたし作業効率にも支障を来したのが気に
　　なりました。
　　今後のためにもなんとか改善して頂けるといいですよね・・・
　　また当日の受付名簿・名札データはすべて旧姓が削除されていました。同窓会で戸籍名にこだわる
　　必要はないというか、むしろ旧姓が旧交をあたためる糸口、それを抹消してしまうのは大部分の
　　女性会員の交流のさまたげではないでしょうか？戸籍上は姓が変わっていても、受付で旧姓を名乗る
　　人もいる。両方に対応できる名簿にしておくのが、一番妥当と思われます。

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▲9▼ 前年反省文 (Res:1)All First100 Last50 SubjectList ReLoad ▲9▼
1 ：書記bot ：2018/04/21(土) 10:40:13
【全体】
・HPでの資料共有が必要

・３次会は当番期の裁量（支払い）？

・前後年の担当者連絡網整備

・進捗状況が見えにくかった
　コアの中でもさらに選抜メンバーでの会議が持たれた（会計、お茶）。
　内容はコアメンバー（内容によっては、全員）に配信されてもよかったのではないだろうか？
　参加していないメンバーから「この件はどうなっている？」など気になる点を伝えることもできた。
　すでに解決していることも悩んだりすることがあった。
　「この件は受付のことだから関係ない」と言われたりしたが結果をコアメンバーには情報として
　伝えて欲しかった。もっと、オープンにすべきだと思う。

・皆が総会運営の大局を把握し、連携するともっと、連帯感が持てたと思う→総会期日が近づけば
　おのずとベクトルの向きは揃って盛り上がってくるが、できるだけ早い段階からコミュニケーション
　を図る機会を重ね、情報と最終形のビジョンを共有する必要があると思う。
　⇒　何をやらないといけないかは毎年同じはずなので、ToDoリストや前年ビデオ等で
　　　イメージアップし、早くから大局把握し連携、役割分担していく。

・HP担当、データ班メインの山口さんがHP上で閲覧できるようにしてくれた。
　山口さんの手法は全員でデータ共有できるツール。

・スタッフへのお茶の配布がよかった。

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